中北大学教务处文件
学籍[2018] 17号
中北大学本科生证书管理规定
为加强学校证书的管理，维护证书颁发工作的严肃性和安全性，根据《普通高等教育学历证书管理暂行规定》和《中北大学本科学生学籍管理实施细则》，特制定本规定。
第一章 总 则
第一条 证书的管理、颁发是一项极为严肃的工作，其管理工作的原则是：严格审查、依法办证、规范制证、统一管理。
第二条 学校教务处负责本科学历和学士学位证书的管理、颁发工作，本科学历证书包括毕业证书、结业证书、肄业证书三种。
1．毕业证书具备以下内容：
（1）毕业学生姓名、性别、出生日期、学习起止年月（提前修完者应予注明）；
（2）学制、专业、层次（研究生、本科或专科），毕业；
（3）贴有本人免冠照片并加盖学校骑缝钢印；
（4）学校名称及印章，校（院）长签名；
（5）发证日期及证书编号。
2．结业证书具备以下内容：
（1）结业学生姓名、性别、出生日期、学习起止年月；
（2）学制、专业、层次（研究生、本科或专科），结业；
（3）贴有本人免冠照片并加盖学校骑缝钢印；
（4）学校名称及印章，校（院）长签名；
（5）发证日期及证书编号。
3．肄业证书（或学习证明）具备以下内容：
（1）肄业生姓名、性别、出生日期、学习起止年月；
（2）学制、专业、层次（研究生、本科或专科），肄业；
（3）贴有本人免冠照片；
（4）学校名称及教务处印章
（5）发证日期及证书编号。
4．学士学位证书具备以下内容：
（1）授学位学生姓名、性别、出生日期；
（2）学校、专业、所授学位的学科门类；
（3）贴有本人免冠照片并加盖学校骑缝钢印；
（4）校长签名、学位评定委员会主席签名；
（5）发证日期及证书编号。
第二章 资格审查
第三条 注册取得中北大学学籍的学生，达到规定要求，可获得相应学历证书。
1．在规定年限内完成教学计划规定的全部课程，成绩合格的，获得毕业证书；
2．在规定年限内完成教学计划规定的全部课程，但是有课程不及格的，发放结业证书；
3．在校学习满一年以上的退学学生，并取得相应学分，可发给肄业证书。
第四条 根据《中北大学学士学位授予工作实施办法》，符合中北大学学士学位授予条件的，授予学士学位，并发给学士学位证书。
第五条 毕业和学位授予资格的审核，采取学院审核上报，教务处复核，学校统领，学院为主的方式，确定学生的最终毕业和学位授予的资格结论。
第六条 学生进入毕业学期4月份教务处生成预毕业生库，学院根据培养方案和学生成绩（获得的学分）初审学生毕业和学位授予资格（不含毕业设计成绩），做出“毕业资格初审”结论，上报教务处并送达至学生本人。
第七条 5月30日前，各开课学院需全部上报进入毕业年级学生本学期课程（除毕业设计）的考核成绩，6月18日前上报学生毕业设计（论文）成绩。
第八条 6月5日，学院根据最终进入毕业生库的学生名单，再次审核学生毕业和学位授予资格（不含毕业设计成绩），6月10日前做出复审结论，初步确定毕业和学位授予资格。6月19日结合毕业设计成绩，确定毕业和学位授予资格，做出“毕业资格终审”结论，上报教务处，教务处报主管校领导审批，批准后确定为最终结论。
第三章 毕业数据生成
第九条 学生进入毕业学期后，4月份教务处生成预毕业生库，进入预毕业生库的学生需认真核实本人的信息，需要补充、修改的数据，及时上报。（图像、生源所在地）
第十条 5月10日，教务处生成毕业生库，报主管校领导，批准后，报教育厅，毕业生库一经确定无论任何原因不得变更。
第十一条 6月20日上报教育厅最终毕业结论，接收教育厅最终审核数据。
第四章 证书编号和证书制作
第十二条 毕业、结业证书编号由山西省教育厅按规定统一生成，随最终审核数据反馈回学校，学位证书编号由学校按规则生成。
第十三条 教务处根据相关信息生成证书名册和编制《毕业证书领取签收登记表》（按班级、学号）。
第十四条 教务处编制打印毕业证书、学位证书、结业证书和毕业资格审查表，按学院分类整理。
第十五条 教务处分批组织学院进行证书粘贴照片、加盖钢印、印章工作。
第五章 证书发放
第十六条 相关证书的发放全部由学院为学生发放，学院发放证书须由领取人签字，签字时让学生核对自己的身份证号码，身份证号码正确方可签字，以防止重名的学生领错证书。
第十七条 若因特殊原因毕业生本人不能亲领毕业证的，须由本人亲笔写出“领证委托书”，并附上本人和代领人身份证复印件，经班级班主任签名确认后，方可发放毕业证书。
第十八条 7月5日学院上交《毕业证书领取签收登记表》复印件，因各种原因尚未领取的证书，学院需在《毕业证书领取签收登记表》复印件进行标注。
第十九条 截止7月30日仍未领取的证书，交回教务处，由教务处统一保存，后期需要领取，须经学生本人申请、学院审核，由学院领取发放。
第二十条 证书在制作、发放、更换、交回等环节中，应严格履行交接手续，双方在交接清单上签字确认，交接清单一式两份，应提供学生姓名、身份证号、证书编号、原因等关键字段信息。
第二十一条 学生毕业、学位证书只颁发一次，本人须妥善保存，若学生因某种原因遗失或损，经本人申请，学校核实后可以出具相应的证明书。证明书与原证书具有同等效力。
第六章 结业改毕业
第二十二条 教育厅对于结业改毕业工作一学年集中受理两次。时间约为9月和12月份初，学生于8月20日和11月20日前提出书面申请，附带学习成绩单，经学院教学院长审批后报教务处。
第二十三条 教务处学籍管理科对学院提交的预审材料进行复核，达到毕业条件资格的，做出“毕业资格终审”结论并提供毕业资格终审材料。
第二十四条 教务处对达到毕业资格的学生名单予以公示，并提交毕业资格上报材料由校主管领导签发上报山西省教育厅，经省教育厅批准后，同时在教育部平台进行毕业证登记（结业换毕业），编制毕业证书，证书制作完成后，由学院领取、发放。
第七章 建立毕业生档案
第二十五条 教务处、学院需建立完整的毕业生档案，毕业生档案包括电子档案和文字档案，并永久保存。
1.毕业生电子注册库由教务处刻录成光盘存档。包括内容
（1）上报教育厅的最终毕业生库；
（2）教育厅审核通过，并生成毕业证、结业证编号的审核库；
（3）学位证书编号生成库；
（3）由新华社采集的毕业生图像库；
（4）证书打印库。
2. 毕业生成绩库，截止7月1日毕业生离校，备份毕业生成绩库，打包刻录光盘存档。
3. 毕业生花名册，教务处、学院打印毕业生花名册存档、备查；
4. 毕业生资格的原始审核材料；
5. 毕业生证书领取签字名册，原件由学院保存，教务处保存复印件；
6. 毕业生、在校生信息更正材料，原件报教育厅、教务处保存复印件。
7. 打废的证书须盖作废章，编辑流水号，制表签字存档。
第八章 附 则
第二十六条 本规定从办法之日起开始执行。
第二十七条 本规定由教务处负责解释。
二〇一八年九月一日
